Cinco passos para reduzir custos no recebimento de mercadorias

Veja como é possível reduzir significativamente os custos associados ao recebimento físico e fiscal de mercadorias com o uso da tecnologia disponível e processos mais eficientes.

Apesar da introdução da nota fiscal eletrônica e do grande volume de recursos investido na adequação de sistemas para a correta emissão deste documento, muito pouco foi feito no sentido de capturar os potenciais benefícios que a introdução deste documento prometia. A grande maioria das empresas ainda processa o recebimento das suas mercadorias da mesma forma que fazia antes da nota fiscal eletrônica, simplesmente ignorando as informações contidas neste documento e principalmente o fato de que a NF-e deve ser enviada (e recebida) muito antes da chegada da mercadoria.

Se você deseja começar a capturar estes benefícios, veja abaixo cinco passos que podem mudar sensivelmente a estrutura de custos relacionada ao recebimento de mercadorias:

Integre e automatize o recebimento da NF-e ao seu processo de recebimento de mercadorias. Ainda são poucas as empresas que recebem as notas fiscais eletrônicas de seus fornecedores através de meios seguros e integrados ao seu ERP. Embora o e-mail continue a ser o principal meio de envio e recebimento da NF-e, fuja desta prática! Além de extremamente inseguro, o recebimento por e-mail vai dificultar a implementação dos passos a seguir. Procure uma solução de recebimento de documentos eletrônicos que verifique a integridade e autenticidade do documento recebido, armazene o documento para posterior recuperação em caso de necessidade e, principalmente, que possa ser integrada ao seu ERP, permitindo a plena utilização de todas as informações contidas na NF-e. 

Comece a processar o recebimento fiscal no momento da chegada da NF-e, muito antes que o caminhão chegue com a carga. Uma vez que a NF-e tenha sido recebida, é possível iniciar o recebimento fiscal das mercadorias imediatamente. Você já tem todas as informações necessárias para isso, uma vez que possui o pedido de compra e a nota fiscal eletrônica. Faça as conferências necessárias e solucione as inconsistências antes da chegada da carga ou até mesmo antes do envio dela.

Elimine (ou reduza) o trâmite de papel no recebimento fiscal das mercadorias. É muito provável que você ainda receba algumas mercadorias acompanhadas de uma nota fiscal em papel, mas isto não é motivo para continuar a fazer tudo como fazia antes. Comece a utilizar as imagens dos documentos em papel ao invés do próprio documento. No caso de mercadorias que chegam acompanhadas de DANFE, um leitor de código de barras é suficiente. 

Elimine (ou reduza) o trâmite de papel no recebimento físico das mercadorias. Provavelmente você ainda utiliza uma papeleta de contagem para anotação e conferência das mercadorias e quantidades entregues. Substitua este documento em papel por coletores de dados integrados ao seu ERP. Após a conferência os dados ficarão disponíveis para a entrada física das mercadorias, sem necessidade de digitação das quantidades. 

Avalie a possibilidade de centralizar o recebimento fiscal de mercadorias. Se você implementou os passos acima, vai perceber que o sua equipe de recebimento fiscal pode ficar em qualquer lugar que possua boa conectividade. Assim você poderá processar o recebimento fiscal onde a relação custo benefício seja mais vantajosa

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